Conferências virtuais têm de fazer parte do novo normal

Em Março passado, uma Presidential Task Force foi criada na Association for Computing Machinery (ACM) para estabelecer parâmetros e aconselhar na organização de conferências virtuais. A ACM, através dos seus SIGs (“Special Interest Groups”) organiza anualmente cerca de 170 conferências. A pandemia do COVID-19 e as limitações ao contacto físico e viagens obrigou a relocalizar estas de espaços físicos para interacções online.

A primeira versão do relatório “Virtual Conferences: A Guide to Best Practices” foi entregue a 8 de Abril, redigido por uma equipa co-liderada por Cristina Videira Lopes, da University of California, em Irvine, Jeanna Matthews, da Clarkson University, e Benjamin Pierce, da University of Pennsylvania.

Cristina Lopes é professora nas áreas de engenharia de software, linguagens de programação e ambientes virtuais distribuídos no Institute for Software Research, da Bren School of Information and Computer Sciences (University of California, Irvine).

Para esta portuguesa, a evolução para as conferências virtuais não é um pensamento novo. No ano passado, na sua apresentação “Virtual Conferences (and climate change)“, defendeu a opção de mais conferências virtuais perante a então crescente poluição e para diminuir as emissões carbónicas. Ela foi também uma das responsáveis pela criação do ambiente virtual em 3D OpenSimulator e do evento anual OpenSimulator Community Conference, que ali decorre desde 2013.

Em entrevista, explica como “a presença física não é absolutamente necessária para se organizar uma conferência” mas esta não elimina as reuniões físicas que, apesar de poderem ser mais caras, facilitam o “networking” interpessoal. Quanto ao uso da realidade virtual como interface para as conferências não-físicas, só daqui a uns anos ocorrerá porque, por agora, a tecnologia “não está suficientemente desenvolvida”.

Cristina Videira Lopes

No caso das videoconferências, o acesso à tecnologia discrimina nações mais pequenas como Portugal ou está tão banalizada que, apesar de subsistirem alguns problemas técnicos, essa é uma questão menor?
As conferências virtuais têm, potencialmente, uma audiência muito maior e mais diversa do que as conferências confinadas a espaços físicos. Isto porque os custos associados à participação numa conferência internacional são enormes! Para além do custo da inscrição, há também o custo da viagem, do hotel e das refeições. Eliminando isso tudo, e ficando apenas o custo da inscrição, muitas mais pessoas podem participar. E isto pode também diminuir o próprio preço da inscrição. Países pequenos e com pouco financiamento científico, como Portugal, só têm a ganhar com isto. Quanto à tecnologia, Portugal tem óptimas infraestruturas de ligação à Internet.

O relatório feito para a ACM foca-se nas conferências científicas virtuais. Existem diferenças substantivas relativamente ao seu uso em videoconferência de outro tipo de organizações ou de empresas?
A ACM é uma organização de informática onde grande parte dos membros estão afiliados a Universidades. Daí o nosso foco em conferências científicas, que são as que conhecemos melhor. Mas conferências são conferências, e todas as conferências têm muitas coisas em comum. O Guia que escrevemos aplica-se a quaisquer conferências.

A opção virtual elimina a necessidade de conferências com interação em tempo real entre participantes?
Não, antes pelo contrário! As interações em tempo real são o que fazem uma conferência ser uma conferência. Mas a tecnologia disponível consegue ser a base para interação em tempo-real pela Internet. A presença física não é absolutamente necessária para se organizar uma conferência com interação entre os participantes.

Se a pergunta for sobre se a opção virtual elimina a necessidade de conferências com presença física, a minha resposta é que não elimina. Há valor em trazer as pessoas para um mesmo espaço, fora dos seus ambientes do dia-a-dia. É muito mais caro, claro, mas ainda não há substituto para a presença física para efeitos de “networking”, de estabelecer contactos e até amizades.

Por isso, não estamos a propôr eliminar conferências com presença física; mas estamos a sugerir que talvez se possam substituir algumas delas por conferências virtuais. E, claro, em períodos de fortes restrições de mobilidade, como este ano, a única opção é a opção virtual.

Uma proposta no documento analisa o custo gratuito das conferências virtuais perante aquelas com localização física. Detectaram alguma resposta óptima para a questão, após analisarem como os organizadores devem olhar para os orçamentos e eliminarem os custos em eventos físicos? Porque recomendam que não se devem encorajar expectativas para as conferências virtuais “serem sempre gratuitas ou baratas”?
Todas as conferências têm custos que vão muito além dos custos associados ao aluguer do espaço. Esses custos têm de ser recuperados de uma forma ou de outra. A maneira mais simples de recuperar esses custos é com inscrição; a outra maneira é com “sponsorships” [patrocínios], mas tipicamente as “sponsorships” não conseguem cobrir os custos todos. Por isso, a inscrição muito provavelmente não pode ser grátis – pelo menos para conferências científicas. Conferências empresariais organizadas por departamentos de marketing têm um modelo financeiro completamente diferente do das conferências científicas e aí sim, talvez possam ser organizadas com inscrição grátis.

O relatório considera o estabelecimento de “defesas” perante potenciais “acções disruptivas”, como membros de uma comunidade com declarações falsificadas (“deep fake”) ou ofensivas, como o “Zoom-bombing” ou “Zoom spam“? Será possível estabelecer esta defesa, quando surgem soluções como o Zoombot?
As questões de segurança e privacidade são enormes em espaços sociais virtuais. No nosso guia nós não quisemos, de propósito, ir ao fundo destas questões, porque teríamos de escrever outro guia do mesmo tamanho! Há outros grupos de trabalho no ACM e noutras organizações que estão a debruçar-se sobre isso. Assim que houver bons conselhos, vamos incorporar os “links” para eles.

Quais são, se é que existem, as vantagens em ter conferências em ambientes de realidade virtual (VR) ou realidade aumentada? O que as diferencia de ambientes como os do OpenSimulator?
Os espaços de realidade virtual têm um enorme potencial para incluir as vantagens das conferências com presença física. Em VR existem “espaços” navegáveis, onde se pode “andar” e “encontrar” pessoas que não conhecemos, tal como acontece nos espaços físicos. São esses encontros imprevistos que dão valor aos aglomerados em espaços físicos. Isto é impossível de implementar em sistemas de videoconferência a duas dimensões. A 3ª dimensão traz, de facto, um elemento muito importante em termos cognitivos e sociais. Mas a tecnologia de VR actual ainda não está suficientemente desenvolvida para servir de base a conferências virtuais acessíveis à grande massa de participantes. Para começar, a existência de avatars que não têm nenhuma semelhança com as pessoas, nem mostram as expressões faciais das pessoas, é um impedimento muito grande. Daqui a uns anos, a tecnologia vai ser muito melhor.

Após o fim das medidas mais extremas de confinamento, parece ser viável em termos de custos – também ambientais, como defende na sua apresentação de 2019 – a adopção das videoconferências como substituto das reuniões presenciais. Acredita que será este o futuro ou antecipa outros cenários?
Após o COVID-19, espero bem que as pessoas mudem de atitude em relação às conferências virtuais. É certo que as conferências com presença física são importantes, e não podem, ainda, ser eliminadas totalmente. Mas é necessário reavaliar a número enorme de conferências e reuniões que são organizadas todos os anos, pelo menos em informática e tecnologia, que é o ramo que conheço melhor. O número de viagens que a minha comunidade faz é insustentável, e tem de diminuir radicalmente. As conferências e reuniões virtuais têm de começar a fazer parte do novo normal.

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